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VILLE DE QUEBEC POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF

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VILLE DE QUEBEC POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF

Message par McFly le Jeu 27 Fév 2014 - 17:31

Voila ce que je dois valider avec vous, donc bonne lecture

Marty

Ville de Québec

POLITIQUE DE
RECONNAISSANCE ET
DE SOUTIEN DES
ORGANISMES
À BUT NON LUCRATIF



AMENDÉE LE 28 JANVIER 2014
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 1
Table des matières
Introduction 2
1. Philosophie d’intervention de l’Arrondissement de Charlesbourg 3
2. Objectifs 5
3. Reconnaissance des organismes 6
3.1 Critères de reconnaissance 7
3.2 Classification des organismes 9
3.3 Procédures de reconnaissance 11
3.4 Durée et renouvellement de la reconnaissance 12
4. Soutien des organismes reconnus 14
5. Description des services offerts 16
6. Ententes de collaboration 22
7. Reddition de comptes 22
Conclusion 23

Formulaire de demande de subvention soutien aux organismes reconnus le 24
pour leur anniversaire d’existence

Formulaire de demande de subvention soutien aux organismes reconnus 26
pour les évènements à caractère communautaire











POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 2
Introduction
Les citoyennes et les citoyens de l’Arrondissement ont créé, au fil des ans, de nombreux
organismes à but non lucratif afin de se doter de services complémentaires à ceux offerts par
les services municipaux. Ils accomplissent un travail colossal pour animer, divertir ou aider la
population. Ils contribuent directement à la prestation de services, à la qualité de vie et au
développement du territoire. Cette réalité illustre le dynamisme et la vitalité de la collectivité
et l’Arrondissement se doit de soutenir l’action et le développement de ces différents
organismes.
Au niveau de l’Arrondissement, c’est la Division de la culture, du loisir et de la vie
communautaire qui est responsable de l’offre d’activités culturelles, sportives et de plein air
ainsi que des équipements récréatifs qui relèvent du conseil d’arrondissement. Elle assure,
selon les ressources dont elle dispose, le soutien professionnel, matériel et financier pour
favoriser la réalisation de programmes et d’évènements locaux à caractère récréatif, culturel,
sportif, social ou communautaire. À cette fin, elle collabore avec les organismes de
l’arrondissement pour connaître les besoins de la population, leur apporter le soutien approprié
et coordonner leurs actions.
L’Arrondissement de Charlesbourg présente l’ensemble de son cadre de collaboration avec les
organismes à but non lucratif sur son territoire : la Politique de reconnaissance et de soutien
des organismes à but non lucratif. Cette politique contient la philosophie d’intervention de
l’Arrondissement en matière de culture, de loisir et de vie communautaire, les critères de
reconnaissance des organismes et les différents soutiens offerts par l’Arrondissement.

POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 3
1. Philosophie d’intervention de l’Arrondissement
de Charlesbourg
L’intervention de l’Arrondissement, en matière de culture, de loisir et de vie communautaire,
s’appuie sur des principes de développement durable : elle tend à favoriser la participation
citoyenne à la vie collective. En voici les grandes lignes :
1. Le citoyen, acteur de sa qualité de vie.
Les citoyennes et les citoyens sont les acteurs principaux de leur qualité de vie, connaissant
mieux que quiconque leurs besoins et la meilleure façon d’y répondre. À ce titre, ils sont
appelés à s’exprimer et à s’impliquer activement dans l’organisation des services locaux.
2. L’importance des organismes à but non lucratif comme lieu d’apprentissage et de
développement du capital social.
Par leur implication volontaire dans des organismes, les citoyennes et citoyens accroissent
leur sentiment d’appartenance au milieu, développent leurs qualités, aptitudes,
compétences et connaissances sociales, s’initient à la vie politique et s’émancipent, tout en
procurant des services précieux et indispensables à leur communauté. Le bénévolat permet
de développer l’initiative, la créativité et l’entrepreneuriat, de même que le sens de
l’entraide communautaire. La vie associative s’avère, pour les citoyennes et les citoyens,
une avenue privilégiée leur permettant d’intégrer et de participer activement à la vie de la
communauté.
3. L’importance de la contribution des organismes à but non lucratif.
L’Arrondissement considère les services offerts par les organismes communautaires
comme des services que les citoyennes et les citoyens regroupés se donnent dans chacun
des quartiers, ou dans l’ensemble de l’arrondissement pour maintenir, développer et
améliorer leur qualité de vie. L’ensemble de ces organismes autonomes et
complémentaires constitue un réseau qui contribue de façon importante à la solution de
problèmes collectifs, au partage d’intérêts communs et à la promotion d’aspirations
collectives. Leur expérience et leur expertise dans leurs domaines d’intervention
constituent des ressources importantes.
4. L’Arrondissement considère les corporations de loisir de quartier comme les principaux
acteurs du développement du loisir dans chacun des quartiers.
Ces corporations stimulent l’implication citoyenne et agissent comme incubateurs du loisir
communautaire. Leur programmation s’adresse à une clientèle variée et, dans tous les cas,
les jeunes constituent leur clientèle la plus importante.
5. L’Arrondissement accorde une attention spéciale aux jeunes, aux adolescents et à la
famille.
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 4
Les organismes qui adressent la majorité de leur programmation aux jeunes doivent être
bien supportés. En soutenant de façon plus particulière ces organismes, l’Arrondissement
soutient directement les familles qui peuvent inscrire leurs enfants à des activités de loisir à
des coûts abordables.
6. L’Arrondissement reconnaît une place particulière aux aînés du territoire.
Les associations dédiées aux personnes aînées sont fortement présentes sur le territoire de
Charlesbourg et par leurs actions, elles favorisent leur vieillissement actif. La vie associative
à Charlesbourg repose beaucoup sur l’implication des personnes aînées. L’Arrondissement
se doit donc d’allouer une attention particulière aux besoins des aînés sur son territoire.
7. Activités et services accessibles pour tous.
Il importe que les activités de loisir communautaire soient accessibles à tous. Les
organismes qui se préoccupent des personnes ayant une incapacité ou des personnes qui
sont économiquement démunies constituent des ressources très importantes et des actifs
appréciables pour les citoyennes et citoyens de l’ensemble de l’arrondissement.
L’Arrondissement soutient de façon particulière les organismes œuvrant auprès de
clientèles vulnérables.
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 5
2. Objectifs
La présente politique porte principalement sur l’établissement de critères et de procédures de
reconnaissance des organismes à but non lucratif et sur la définition des services auxquels ces
organismes sont en droit de s’attendre en terme de soutien ou de développement. En fait, par
l’adoption de cette politique, la Ville vise à :
 Reconnaître l’implication citoyenne dans le développement de la vie communautaire de
l’arrondissement;
 Identifier les champs d’interventions reconnus par l’Arrondissement le tout en lien avec les
différentes politiques adoptées par la Ville;
 Soutenir les initiatives des organismes et parfois s’y associer, lorsque les buts et les
objectifs sont partagés avec l’Arrondissement;
 Faciliter les communications entre l’Arrondissement et les organismes sur son territoire;
 Définir les services de soutien offerts aux organismes reconnus;
 Déterminer les critères et exigences reliés à la reconnaissance des organismes;
 Préciser le rôle de l’Arrondissement à l'égard des organismes.


POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 6
3. Reconnaissance des organismes
Plusieurs organismes offrent des services variés aux citoyennes et citoyens de l’arrondissement
de Charlesbourg : des services de culture, de loisir, de sport et des services relatifs au maintien
et au développement de la vie sociale et communautaire.
L’identification et surtout le contrôle des critères de reconnaissance permettent à
l’Arrondissement de garantir aux citoyennes et citoyens que les organismes qui leur offrent des
services sont des organismes démocratiques, transparents, offrant des services pertinents à
leur mission et soucieux de leur sécurité.
Cette politique s’adresse aux organismes à but non lucratif de l’Arrondissement de
Charlesbourg et ne concerne pas ses partenaires institutionnels avec qui des ententes spéciales
peuvent être convenues : Commission scolaire des Premières-Seigneuries, Centres de santé et
de services sociaux (CSSS), Centre local de développement de Québec (CLD), l’Externat
Saint-Jean-Eudes, etc.
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 7
3.1 Critères de reconnaissance
Les organismes effectuant une demande de reconnaissance à l’Arrondissement doivent
répondre à des critères axés sur leur mission et champ d'activités, le territoire et la clientèle
qu'ils desservent, de même que sur leur statut. Pour obtenir une reconnaissance et bénéficier
du statut d’organisme reconnu par l’Arrondissement de Charlesbourg, un organisme doit :
1. Avoir un statut juridique valide;
2. Offrir ses services dans un but non lucratif;
3. Avoir son siège social ou un lieu de services situé dans l’arrondissement de Charlesbourg;
4. Avoir comme objectif de favoriser le mieux-être des résidents de l’arrondissement de
Charlesbourg, dans l’un des champs d’intervention de l’Arrondissement :
 le développement social;
 l’entraide communautaire;
 le loisir;
 le loisir culturel et scientifique;
 le plein air;
 le sport;
5. Offrir une ou des activités, un ou des services s'inscrivant à l'intérieur des objectifs et
orientations de l’Arrondissement, et ce, principalement aux citoyens de l’arrondissement
de Charlesbourg;
Dans l’éventualité où un organisme dessert plus d’un arrondissement et qu’il ne peut
répondre au critère d’offrir ses activités et ses services principalement aux citoyens de
l’arrondissement de Charlesbourg, l’Arrondissement de Charlesbourg pourra faire
exception et le reconnaître (Référence : Cadre de référence pour la reconnaissance et le
soutien des organismes à but non lucratif de la Ville de Québec).
6. Démontrer que les activités ou services offerts répondent à un ou des besoins collectifs en
matière de culture, de loisir et de vie communautaire;
7. Offrir une ou des activités, un ou des services, qui sont différents, qui répondent à des
besoins non répondus, ou du moins complémentaires, aux activités ou services offerts par
les organismes déjà reconnus par l’Arrondissement de Charlesbourg;
8. Avoir un conseil d'administration non rémunéré, constitué d’un minimum de cinq (5)
administrateurs élus démocratiquement en assemblée générale et composé
majoritairement de résidents de la Ville de Québec;
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 8
9. Diffuser publiquement ses services ainsi que le soutien de l’Arrondissement;
10. S’engager à appliquer, dans l'établissement de ses coûts d'activités et services, une
surcharge pour les non-résidents selon la politique en vigueur à l’Arrondissement;
11. Accepter qu'un représentant de l’Arrondissement assiste au besoin et sur demande aux
réunions du conseil d'administration et aux assemblées générales à titre d'observateur;
12. Accepter de remettre à un représentant de l’Arrondissement, au besoin et sur demande,
les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et de l’exécutif.
13. Tenir un système comptable adéquat et démontrer une transparence sur le plan
budgétaire et de sa viabilité financière;
14. Démontrer qu’il est en mesure d’assurer la sécurité des citoyennes et des citoyens à qui il
offre des services;
15. Avoir inclus, dans ses règlements généraux, une clause qu’en cas de dissolution ou
cessation des activités les biens meubles, immeubles et tous les avoirs financiers
appartenant à l’organisme seront légués à un organisme à but non lucratif du territoire de
la Ville de Québec, poursuivant des objets similaires.
16. Présenter annuellement une reddition de comptes à ses membres ou à la communauté
qu’il dessert, ainsi qu’à l’Arrondissement (rapport annuel, états financiers, résultats, etc.).
17. S’engager à définir des règles d'encadrement et mettre en œuvre un code d'éthique pour
ses bénévoles.
18. S’engager à développer des politiques ou procédures afin de protéger les clientèles
vulnérables.

POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 9
3.2 Classification des organismes
L’Arrondissement reconnaît trois types d’organismes : les organismes collaborateurs, les
organismes associés et les organismes partenaires.
Les organismes collaborateurs sont des organismes qui, par leurs activités et services,
contribuent au mieux-être des citoyens et au développement de la vie associative. Ils
répondent à des besoins identifiés par la population et peuvent, occasionnellement, être
appelés à collaborer à un projet ou à une activité avec l’Arrondissement de Charlesbourg.
Ces organismes reçoivent les services de base offerts par l’Arrondissement :
 Des avis et conseils pour certains éléments de la vie juridique et démocratique des
organismes;
 Les services de publicité pour informer la population des activités et services offerts;
 Le soutien au bénévolat pour exprimer la gratitude et la reconnaissance envers les
organismes et les bénévoles;
 L’accès aux locaux municipaux gratuitement pour assemblées et réunions des organismes;
 L’accès aux locaux et terrains pour activités sociales et de financement selon le règlement
de tarification en vigueur;
 Le soutien et le prêt de matériel pour la réalisation d’événements spéciaux;
 Un service d’assurance s’ils ne sont pas membres d’une fédération offrant déjà ces services;
 L’accès au programme d’amélioration des propriétés des organismes propriétaires;
 L’accès au soutien financier pour les anniversaires d’existence.
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 10
Les organismes associés, tout comme les organismes collaborateurs, contribuent également,
par leurs activités et services, au mieux-être des citoyens et au développement de la vie
associative. Ils entretiennent des relations plus constantes avec l’Arrondissement en
collaborant régulièrement à des projets ou des activités conjointes. En plus des services de
base, ces organismes bénéficient des services suivants :
 Des avis et des conseils de la part des intervenants en loisir de l’Arrondissement;
 L’accès aux locaux et terrains pour les activités régulières;
 L’accès à un soutien administratif de secrétariat et de reprographie.
 L’accès à un soutien financier pour l’organisation d’un évènement à caractère
communautaire.1
Les organismes partenaires offrent des activités et services dans les champs de compétence
municipaux et selon les priorités identifiées par l’Arrondissement et les services centraux. Leur
action est essentielle pour répondre aux besoins de masse de la population. Ils peuvent aussi
agir comme prestataires de services directs aux citoyens. En plus des services offerts aux
organismes collaborateurs et aux organismes associés, les organismes partenaires ont accès
aux services suivants :
 Un soutien au développement pour les aider à mieux définir leurs orientations, analyser les
besoins de leur clientèle, effectuer certaines recherches ou améliorer leur fonctionnement
et, par conséquent, la qualité de leurs services aux citoyens;
 L’accès à des locaux administratifs à usage exclusif.


1
Évènement à caractère communautaire : Une activité ou un événement à caractère communautaire est un
rassemblement offrant des activités d’animation accessibles à la communauté d’un quartier ou d’un
arrondissement.

POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 11
3.3 Procédures de reconnaissance
Pour être reconnu officiellement par l’Arrondissement et bénéficier de services, un organisme
doit obtenir une résolution de reconnaissance du conseil d’arrondissement et respecter les
critères de reconnaissance.
Un organisme qui désire obtenir une reconnaissance devra déposer à la Division de la culture,
du loisir et de la vie communautaire les documents nécessaires pour vérifier sa conformité aux
critères de reconnaissance :
1. Formulaire de demande de reconnaissance des organismes à but non lucratif;
2. Acte de constitution juridique (lettres patentes);
3. États financiers : état des résultats et bilan;
4. Règlements généraux;
5. Liste des administratrices et administrateurs;
6. Description des activités et services de l’organisme (dépliant, brochure);
7. Rapport annuel présenté à la dernière assemblée générale annuelle;
8. Procès-verbal adopté à la dernière assemblée générale annuelle;
9. Une résolution de son conseil d’administration demandant d’être reconnu par
l’Arrondissement;
10. Tout autre document jugé pertinent par l’organisme ou l’Arrondissement.
La Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire analysera la demande et
effectuera la recommandation appropriée au conseil d’arrondissement.

POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 12
3.4 Durée et renouvellement de la reconnaissance
Une reconnaissance est valable pour une période d’un an à partir de la date d’approbation
officielle et se renouvelle automatiquement, année après année, de janvier à décembre, sans
autre formalité, à la condition que l’organisme respecte les critères de reconnaissance. Il doit
envoyer les mises à jour de ses informations à l’Arrondissement au plus tard trente (30) jours
après la tenue de son assemblée générale et doit respecter, s’il y a lieu, les ententes conclues
avec l’Arrondissement.
Pour que la reconnaissance soit maintenue, l’organisme doit fournir annuellement les
documents suivants :
 La liste à jour des administratrices et des administrateurs de l’organisme avec leurs
coordonnées;
 Une copie des règlements généraux et des lettres patentes, s’ils ont été modifiés;
 Le rapport annuel présenté à l’assemblée générale annuelle;
 Le procès-verbal adopté à la dernière assemblée générale annuelle;
 Les états financiers : revenus, dépenses et bilan;

 En plus, l’organisme reconnu comme associé ou partenaire doit :
 Fournir les états financiers selon les paramètres ci-dessous :
 Budget d’opération annuel de 50 000 $ et moins : fournir un état des revenus
et dépenses, tel que présenté aux membres en assemblée générale;
 Budget d’opération annuel entre 50 000 $ et 500 000 $ : fournir une mission
d’examen annuellement;
 Budget d’opération annuel de plus de 500 000 $ : fournir des états financiers
audités;
 Présenter un plan d’utilisation dans lequel il sera établi clairement comment
seront utilisés les actifs accumulés non affectés (surplus cumulés) dépassant
vingt-cinq pour cent (25 %) du budget d’opération annuel, s’il y a lieu;
 Accepter, au besoin, que des vérificateurs nommés par l’Arrondissement,
puissent avoir accès aux livres.

 En plus des documents fournis précédemment, l’organisme partenaire doit :
 Fournir des états financiers audités aux deux ans, au minimum, si l’organisme
reçoit en moyenne annuellement plus de 25 000 $ en subvention de
l’Arrondissement2
;

 Pour les organismes collaborateurs, associés et partenaires

2
L’organisme qui reçoit une subvention annuelle de la municipalité d’au moins 100 000 $ est tenu de fournir des états
financiers audités chaque année (Loi sur les Cités et villes, L.R.Q., chapitre C-19)
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 13
En plus de fournir la mise à jour des documents exigés ci-dessus, l’organisme s’engage à
conserver, pour une durée de trois ans et à fournir sur demande à l’Arrondissement les
documents suivants :
 Liste à jour des membres de l’organisme, autres que ceux du conseil
d’administration;
 Copie des publications de l’organisme;
 Règles d’encadrement des bénévoles;
 Preuve d’une police d’assurance en vigueur;
 Prévisions budgétaires pour la prochaine année;
 Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et de l’exécutif de la
dernière année.
Un organisme qui ne désire plus être reconnu par l’Arrondissement peut envoyer, en tout
temps, un avis formel en ce sens. Un organisme cesse d’être reconnu par voie de résolution du
conseil d’arrondissement.

POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 14
4. Soutien des organismes reconnus
Les principales ressources de soutien de l’Arrondissement sont ses équipements récréatifs, ses
ressources de communication, ses ressources financières et ses ressources humaines.
Cependant, ses ressources étant limitées, l’Arrondissement établit des priorités en accord avec
les politiques existantes de la Ville, soit :
 la Politique familiale;
 la Politique culturelle;
 la Politique en matière d’activités physiques, sportives et de plein air;
 la Politique du patrimoine;
 la Politique de sécurité urbaine.
L’Arrondissement se dote également de plans d’affaires et autres documents d’orientations
qui déterminent ses priorités. En conséquence, certaines formes de soutien sont offertes selon
la disponibilité des ressources.
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 15


NOTE : Certains services de soutien sont offerts selon les disponibilités.
Services de soutien de l’Arrondissement
Classification des organismes
Page
Organismes
collaborateurs
(service de
base)
Organismes
associés
Organismes
partenaires
Soutien professionnel
1. Avis et conseils 16
a) Règlements généraux x x x 16
b) Administration de l’organisme x x x 16
c) Formation du personnel et des
bénévoles
x x x
16
d) Documents administratifs x x 16
e) Protection des clientèles vulnérables x x 16
f) Code d’éthique x x 16
g) Médiation et accompagnement x x 16
2. Soutien au développement x 17
Promotion et diffusion
3. Services de publicité x x x 17
4. Soutien à l’action bénévole x x x 17
Locaux et équipements
5. Assemblées et réunions x x x 17
6. Activités sociales et de financement x x x 18
7. Activités régulières x x 18
8. Locaux administratifs à usage exclusif x 18
9. Soutien et prêt de matériel aux
événements spéciaux
x x x 19
Soutien administratif
10. Secrétariat et reprographie x x 19
Soutien financier
11. Assurances x x x 19
12. Anniversaire d’existence x x x 20
13. Amélioration des organismes
propriétaires
x x x 20
14. Évènement à caractère communautaire x x 21
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 16
5. Description des services offerts
1. Avis et conseils
L’objectif de ce service est de répondre aux demandes de conseil, d’information et de
références en matière de gestion corporative principalement. Le personnel de la Division de la
culture, du loisir et de la vie communautaire accompagnera alors les responsables
d’organismes. Il peut également intervenir pour favoriser la concertation entre les organismes
et agir lorsque l’offre de services aux citoyennes et aux citoyens est menacée.
Liste des formes de soutien pouvant être offert selon les disponibilités du personnel de la
Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire.
Certaines formes de soutien peuvent également être disponibles auprès d’un tiers, après
entente avec l’Arrondissement.
a) Règlements généraux
 Modification de règlements généraux.
b) Administration de l’organisme
 Collaboration à la préparation du budget de l’organisme.
c) Formation du personnel et des bénévoles
 Référence en formation.
d) Documents administratifs
 Requête pour l’obtention de lettres patentes;
 Requête pour l’obtention de lettres patentes supplémentaires;
 Procédures ou politiques de recrutement et d'embauche, de gestion du personnel, de
rémunération, d'achats et de choix de fournisseurs, de gestion financière et de contrôle
interne adéquats;
 Amélioration de la structure opérationnelle et préparation d'organigramme;
 Définir des règles d'encadrement pour ses bénévoles.
e) Protection des clientèles vulnérables
 Élaboration de politiques ou procédures afin de protéger les clientèles vulnérables.
f) Code d’éthique
 Élaboration d’un code d’éthique pour le personnel et les bénévoles de l’organisme.
g) Médiation et accompagnement
 Soutien à la médiation en cas de conflit;
 Accompagnement de l’organisme aux prises avec des difficultés organisationnelles
importantes.
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 17
2. Soutien au développement
L’objectif de ce service est de fournir un support technique et professionnel, afin d’aider les
organismes partenaires à mettre en place de meilleures pratiques de gestion.
Le support pourra prendre diverses formes, soit à redéfinir leurs orientations, analyser les
besoins de leur clientèle, effectuer certaines recherches ou améliorer leur fonctionnement et,
par conséquent, la qualité de leurs services aux citoyens.
3. Services de publicité
L’Arrondissement offre plusieurs modes de diffusion des activités et services de loisir, de sport
et de vie communautaire :
A. Les brochures de programmation loisir
Les organismes de loisir qui font des inscriptions publiques peuvent, selon la disponibilité des
espaces, faire paraître gratuitement des textes dans les brochures de programmation loisir de
l’Arrondissement. Elles sont disponibles dans le réseau des équipements municipaux. Les
coordonnées et les activités de tous les organismes de loisir reconnus sont diffusées dans les
brochures de programmation loisir et sur le site Internet de la Ville.
B. Autres modes de diffusion
D’autres modes de diffusion peuvent être offerts par l’Arrondissement pour informer les
citoyennes et citoyens des services qui leur sont offerts.
4. Soutien à l’action bénévole
L’Arrondissement désire valoriser la vie associative et souligner la contribution des organismes
et des bénévoles au développement de la communauté. Il favorise la mise en œuvre de
moyens pour exprimer la gratitude et la reconnaissance envers les organismes et les
bénévoles.
5. Locaux pour assemblées et réunions des organismes
Les organismes reconnus ont accès gratuitement aux locaux municipaux pour la tenue de leurs
réunions de conseil d’administration, d’assemblée générale ou pour toute rencontre
d’organisation ou de nature administrative.
Les locaux prêtés sont sous la responsabilité de l’organisme qui se porte garant de tout bris,
détérioration ou perte de matériel et qui doit collaborer à la surveillance des lieux.
6. Locaux et terrains pour activités sociales et de financement
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 18
Selon le règlement de tarification en vigueur, les organismes ont accès aux locaux et terrains
de loisir pour la tenue d’activités sociales et de financement (soirée de fin d’année, remise de
prix, événements spéciaux) selon leur priorité d’usage et leur disponibilité.
Les locaux sont sous la responsabilité de l’organisme qui se porte garant de tout bris,
détérioration ou perte de matériel et qui doit collaborer à la surveillance des lieux.
Pour les activités spéciales, les demandes d’autorisation et frais de permis de vente et service
d’alcool sont sous la responsabilité de l’organisme.
7. Accès aux locaux et terrains pour les activités régulières
Selon le règlement de tarification en vigueur, des locaux et terrains variés sont disponibles
pour les organismes reconnus associés et partenaires.
Les locaux sont sous la responsabilité de l’organisme qui se porte garant de tout bris,
détérioration ou perte de matériel et qui doit collaborer à la surveillance des lieux.
8. Accès à des locaux administratifs à usage exclusif
Selon les disponibilités, l’Arrondissement prête ou loue des locaux permanents pour les
besoins administratifs des organismes partenaires.
Généralement, une utilisation polyvalente des locaux est privilégiée. Un même local, lorsque
possible, doit pouvoir desservir des clientèles et organismes différents.
Les organismes partenaires qui ne sont pas logés dans des locaux municipaux et qui doivent
louer des bureaux administratifs à l’extérieur des bâtiments municipaux peuvent bénéficier
d’une subvention pouvant atteindre 100 % de leurs coûts, et ce, jusqu’à un maximum de 6
500 $.
La demande et les pièces justificatives nécessaires devront être déposées au plus tard le 31
mars de chaque année.
Les subventions seront accordées sous réserve des crédits disponibles.
Certains organismes ont toutefois des besoins particuliers : entreposage ou impossibilité de
déplacer le matériel d’activités sans occasionner des bris. L’Arrondissement offre alors, selon
les disponibilités, des locaux à usage exclusif selon les coûts de tarification en vigueur. Un
protocole d’utilisation spécifique est alors négocié.
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 19
9. Soutien et prêt de matériel aux événements spéciaux
L’objectif de ce service est de soutenir les organismes dans la réalisation d’événements
spéciaux dans les équipements de l’arrondissement. Les principaux éléments de services sont
les conseils, les autorisations municipales et, selon les ressources disponibles, le prêt
d’équipement audiovisuel, la livraison ainsi que le support technique, lorsque nécessaire.
Un système de réservation de ces équipements est en place à la Division de la culture, du loisir
et de la vie communautaire et est à la disposition des organismes selon leur catégorie de
reconnaissance.
Dans certains cas, des frais peuvent s’appliquer pour la livraison et l’opération technique des
équipements audiovisuels.
10. Secrétariat et reprographie
Soutien disponible à la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire, selon le
règlement de tarification en vigueur.
11. Assurances
La Ville de Québec considère que les citoyennes et citoyens qui s’impliquent bénévolement
dans leur communauté doivent être protégés. En conséquence, elle offre, selon la classification
des organismes, quatre types de couvertures d’assurance3
:
 Responsabilité des administrateurs et dirigeants ;
 L’assurance responsabilité civile générale;
 L’assurance accident des administrateurs non rémunérés et bénévoles;
 L’assurance des biens.

Le nombre de couvertures d’assurances offertes est établi en fonction du statut qui a été
accordé à chaque organisme et la Ville se réserve le droit de modifier les modalités de ce
soutien. Dans certains cas, des frais peuvent s’appliquer.
Dans les conditions établies par la Ville, les organismes membres d’une fédération ou d’un
regroupement doivent se procurer ces couvertures d’assurance auprès de leur fédération ou
regroupement.

3
Un feuillet explicatif sur ces couvertures d’assurance est disponible à la Division de la culture, du loisir et de la vie
communautaire.
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 20
12. Anniversaire d’existence
L’Arrondissement de Charlesbourg tient à souligner et soutenir les anniversaires d’existence
des organismes qu’il reconnaît, qui ont su contribuer à l’amélioration de la qualité de vie des
citoyens et au développement du loisir et de la vie communautaire sur son du territoire.
Les organismes reconnus pourront recevoir une subvention maximale de 500 $ pour les
soutenir dans la réalisation d’une activité spéciale qui soulignera soit leur 10e
, 20
e
, 25
e
, 30
e
, 40
e
,
50
e
, 60e
, 70
e
, 75
e
, 80e
, 90
e
et 100e
anniversaire d’existence.
Conditions d’admissibilité à la subvention anniversaire d’existence
 Être un organisme reconnu par l’Arrondissement de Charlesbourg.
 Cumuler 10, 20, 25, 30, 40, 50, 60, 70, 75, 80, 90 ou 100 années d’existence.
Pour être admissible à la subvention anniversaire, l’organisme devra :
 Faire parvenir une demande écrite et le formulaire requis à la Division de la culture, du
loisir et de la vie communautaire, au minimum quatre (4) mois avant l’événement ou
l’activité spéciale;
 Inclure dans la demande la date, le lieu et une brève description de l’activité spéciale,
ainsi que des prévisions budgétaires (dépenses et autres sources de financement);
 Pour obtenir la subvention maximale, les dépenses reliées à l’organisation de l’activité
spéciale soulignant l’anniversaire d’existence doivent être supérieures à 1 000 $.
Un organisme peut recevoir qu’une seule subvention par anniversaire.
La subvention accordée ne peut excéder les dépenses reliées à l’organisation de l’activité.
L’organisme consent à ce qu’un représentant de l’Arrondissement de Charlesbourg assiste à
l’activité spéciale ou à l’événement pour lequel il a reçu une subvention anniversaire.
L’organisme ne peut recevoir une aide financière pour souligner un anniversaire d’une année
antérieure.
Toutes les demandes de subvention doivent être entérinées lors d’une séance ordinaire du
Conseil d’arrondissement de Charlesbourg.
Les subventions seront accordées sous réserve des crédits disponibles.
13. Programme de soutien à l’amélioration des propriétés des organismes propriétaires
Les organismes à but non lucratif qui sont propriétaires d’un immeuble et qui désirent effectuer
des travaux d’amélioration à leur propriété peuvent recevoir une subvention. Ce programme,
géré par le Service des loisirs, des sports et de la vie communautaire, possède une enveloppe
budgétaire limitée et les projets sont sélectionnés en fonction des impacts dans la
communauté.
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 21
14. Évènement à caractère communautaire
Les organismes associés et partenaires désireux d’organiser un évènement à caractère
communautaire4
pourront bénéficier d’une subvention pour faciliter l’organisation et la
réalisation d’un tel évènement.
Une subvention qui correspond à une proportion des dépenses reliées directement à la
réalisation de la fête peut être consentie. La proportion ne peut excéder 50 % et la subvention
peut atteindre un maximum de 1000 $.
L’organisme devra déposer une demande écrite et le formulaire requis à la Division de la
culture, du loisir et de la vie communautaire dûment complétés et les pièces justificatives
nécessaires, dont les prévisions budgétaires détaillées de l’évènement. Les documents devront
être déposés au minimum 4 mois avant l’évènement et selon les dates suivantes : 31 mars, 31
mai et 31 octobre;
Un organisme peut recevoir qu’une seule subvention par évènement.
L’organisme devra fournir un bilan après la tenue de l’activité.
Toutes les demandes de subvention doivent être entérinées lors d’une séance ordinaire du
Conseil d’arrondissement de Charlesbourg.
Les subventions seront accordées sous réserve des crédits disponibles.



4
Évènement à caractère communautaire : Une activité ou un événement à caractère communautaire est un
rassemblement offrant des activités d’animation accessibles à la communauté d’un quartier ou d’un
arrondissement.


POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 22
6. Ententes de collaboration
Des ententes de collaboration sont convenues entre l’Arrondissement et certains organismes.
L’Arrondissement et l’organisme identifient des objectifs communs, les responsabilités de
chacun et leurs contributions réciproques (services aux citoyens, engagement des bénévoles et
des employés de l’organisme, soutien de l’Arrondissement).

7. Reddition de comptes
Le soutien de l’Arrondissement revêt une importance capitale pour les organismes qui offrent
des services à la communauté. L’appui de la population à un organisme est influencé par la
conviction que la mission de cet organisme est partagée par la communauté, que les
ressources publiques sont bien utilisées et que son action porte ses fruits. La responsabilité de
l’Arrondissement à l’égard de la gestion des fonds publics est de toute première importance.
Non seulement les citoyennes et les citoyens, en tant que contribuables, ont le droit d’être
pleinement informés de la manière dont l’Arrondissement utilise ses ressources, mais ils sont
aussi en droit de savoir si l’utilisation de ces ressources a produit les résultats escomptés.
Conséquemment, les organismes à but non lucratif qui reçoivent des services ont la
responsabilité de fournir à l’Arrondissement, à la communauté qui les soutient et aux
personnes qu’ils desservent, toute l’information permettant d’évaluer les services qu’ils
offrent.
Certains éléments de reddition de comptes sont déjà identifiés dans les critères de
reconnaissance; ils visent notamment la conservation du statut de reconnaissance et
concernent tous les organismes reconnus. D’autres éléments, par contre, concerneront
certains organismes spécifiques et notamment ceux avec qui la Ville conclut des ententes de
collaboration formelles. Dans ce cas, les résultats et les attentes seront convenus entre
l’arrondissement et les organismes.
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 23
Conclusion
L’adoption d’une politique de reconnaissance et de soutien des organismes communautaires
constitue un moment clef dans la définition des relations entre l’Arrondissement et les
organismes sur son territoire. L’événement est important, car les enjeux sont considérables,
autant pour l’Arrondissement que pour les organismes. Ils sont d’ordre financier pour l’un et
l’autre, mais ils sont aussi d’ordre social, car ils constituent la toile de fond sur laquelle se
tissera notre développement communautaire et social.
L’Arrondissement de Charlesbourg propose un modèle de développement communautaire qui
valorise et laisse toute la place à l’implication citoyenne afin d’améliorer la qualité de vie dans
chacun des quartiers. L’Arrondissement confirme donc son rôle de soutien auprès des
organismes à but non lucratif. Connaissant mieux que quiconque leurs besoins et la meilleure
façon d’y répondre, les citoyennes et les citoyens, appuyés par l’Arrondissement, deviendront,
avec fierté, les acteurs principaux de leur qualité de vie.ANNEXE 1


POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 24
Formulaire de demande de subvention
soutien aux organismes reconnus pour leur anniversaire
d’existence

1. Renseignements sur l’organisme (aux fins d’information et de publication)

Nom légal de l’organisme :
Adresse du siège social (numéro, rue) :
Ville : Code postal : Téléphone :
Site Internet de l’organisme : Courriel de l’organisme :
Nom du responsable de l’activité : Téléphone :
Titre du responsable : Courriel du responsable :

2. Description de l’événement ou de l’activité spéciale

Anniversaire souligné:
Date de l’activité :
Lieu de l’activité :
Résumé de l’activité :










Nombre de personnes attendues pour l’activité :
Montant de la subvention demandée :

Prévisions budgétaires
Revenus Dépenses




Contribution de l’organisme
Total : Total :
N.B. Assurez-vous que le total des revenus et des dépenses sont équivalentes. ANNEXE 1


POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF 25


3. Documents à joindre au formulaire
 Demande écrite de l’organisme.
 La résolution du conseil d’administration de l’organisme autorisant la ou le responsable de
l’activité à déposer la demande.
 Tout autre document jugé pertinent à la demande.

4. Critères d’évaluation de la demande
 Effort de financement, revenus provenant d’autres sources.
 Nombre de personnes touchées par l’activité ou l’événement.
 Les dépenses liées directement à la réalisation de l’activité spéciale.

5. Modalités
 Les organismes reconnus pourront recevoir une subvention maximale de 500 $.
 Faire parvenir la demande au minimum quatre (4) mois avant l’événement ou l’activité spéciale;
 Pour obtenir la subvention maximale, les dépenses reliées à l’organisation de l’activité spéciale
soulignant l’anniversaire d’existence doivent être supérieures à 1 000 $.

6. Signature
J’ai pris connaissance des modalités et des critères applicables. Je certifie que les renseignements
fournis à l’appui de la présente demande de subvention sont exacts.

Signature :
Date :

7. Envoi du formulaire
Les demandes doivent être acheminées au Bureau d’arrondissement de Charlesbourg :
Répondant(e) de votre organisme
Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire
160, 76e Rue Est
Québec (Québec) G1H 7H5
Téléphone : (418) 641-6044 ANNEXE 2
SOUTIEN AUX ORGANISMES RECONNUS POUR LES ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES 26
Formulaire de demande de subvention
soutien aux organismes reconnus pour les événements
à caractère communautaire

1. Renseignements sur l’organisme (aux fins d’information et de publication)

Nom légal de l’organisme :
Adresse du siège social (numéro, rue) :
Ville : Code postal : Téléphone :
Site Internet de l’organisme : Courriel de l’organisme :
Nom du responsable de l’événement : Téléphone :
Titre du responsable : Courriel du responsable :

2. Description de l’événement à caractère communautaire

Date de l’événement :
Lieu de l’événement :
Heure de l’événement :
Résumé de l’événement :








Nombre de citoyens et citoyennes souhaités pour l’événement :
Nombre de bénévoles impliqués dans l’organisation de l’événement :
Montant de la subvention demandée :

Prévisions budgétaires
Revenus Dépenses




Contribution de l’organisme
Total : Total :
N.B. Assurez-vous que le total des revenus et des dépenses sont équivalentes.
ANNEXE 2
SOUTIEN AUX ORGANISMES RECONNUS POUR LES ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES 27


3. Documents à joindre au formulaire
 Demande écrite de l’organisme.
 La résolution du conseil d’administration de l’organisme autorisant la ou le responsable
de l’événement à déposer la demande.
 Tout autre document jugé pertinent à la demande.

4. Critères d’évaluation de la demande
 Effort de financement, revenus provenant d’autres sources.
 Nombre de citoyens ou citoyennes touchées par l’événement.
 Programmation diversifiée.
 Participation des bénévoles à l’événement.
 Les dépenses liées directement à la réalisation de l’événement.

5. Modalités
 L’événement doit être accessible à la communauté, d’un quartier ou de
l’arrondissement.
 Une subvention qui correspond à une proportion des dépenses reliées directement à la
réalisation de l’événement peut être consentie. La proportion ne peut excéder 50 % et
la subvention ne peut équivaloir à un montant de moins de 300 $ et de plus de 1 000 $.
 Les documents devront être déposés au minimum 4 mois avant l’événement et selon
les dates suivantes : 31 mars, 31 mai et 31 octobre.
 L’organisme devra fournir un bilan après la tenue de l’activité.

6. Signature
J’ai pris connaissance des modalités et des critères applicables. Je certifie que les
renseignements fournis à l’appui de la présente demande de subvention sont exacts.

Signature :
Date :

7. Envoi du formulaire
Les demandes doivent être acheminées au Bureau d’arrondissement de Charlesbourg :
Répondant(e) de votre organisme
Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire
160, 76e Rue Est
Québec (Québec) G1H 7H5
Téléphone : (418) 641-6044

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Re: VILLE DE QUEBEC POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF

Message par moyzan le Jeu 27 Fév 2014 - 18:30

Peux-tu résumer pour les lâches comme moi qui veulent pas lire tout ça?
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Re: VILLE DE QUEBEC POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF

Message par McFly le Jeu 27 Fév 2014 - 18:45

Non, si on embarque la dedans, on doit tous le lire afin de prendre une décision de groupe...donc tu t'y colles mon gars!

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Re: VILLE DE QUEBEC POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF

Message par moyzan le Jeu 27 Fév 2014 - 18:46

Ok, je lirai ça plus tard mais dis nous ce que tu pensais faire aussi Smile
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Re: VILLE DE QUEBEC POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF

Message par McFly le Jeu 27 Fév 2014 - 18:51

Pour le moment, que tout le monde s'attarde à ce document et nous en parlerons ici sur ce post.

en gros, la ville de québec loue à moindre coût les locaux de la ville de Québec.

Donc, si on veut quelque chose de ce genre la, on doit devenir un organisme à but non lucratif avec un but communautaire et c'est la que nous devons prendre une décision. C'est bien beau tout ça, mais comment pouvons nous être reconnu selon les critères de la ville? Les jeux sont bons pour le carma? nous allons aider au développement verbo moteur des adultes ou encore permettre l'échanges d'idées qui feront avancer la communauté de Charlesbourg?

Vous voyez ou je veux en venir....

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Re: VILLE DE QUEBEC POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF

Message par Panzer le Jeu 27 Fév 2014 - 19:34

Je viens de discuté avec Isabelle et comme le titre l'indique " Politique de reconnaissance" il faut que nous soyons déjà un organisme a but non lucratif depuis 3 ans pour être accepter par la ville. Elle regarde présentement ce qui existe a travers la province pour avoir une idée. Elle va quand même nous mettre en contact pour la location des salles.
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Re: VILLE DE QUEBEC POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF

Message par moyzan le Jeu 27 Fév 2014 - 20:23

Moi ca me dérange pas si il faut débourser un petit quelque chose pour jouer.
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